En esta etapa en la que las empresas deben prepararse para el ingreso a la nueva normalidad, BAE Negocios consultó a especialistas de Meta4 A Cegid Company, proveedor de soluciones tecnológicas para la gestión de Nómina y Recursos Humanos, sobre los aspectos clave que habrá que tener en cuenta para el reinicio de actividades.

La firma señaló que los profesionales de RRHH serán los responsables de facilitar la gestión de los empleados durante el reinicio de actividades, destacando el uso de la tecnología como pilar fundamental, y apuntando a los siguientes ítems:

1. Gestión de los procesos de Administración de Personal

El área de RRHH deberá continuar dedicando la máxima atención a la gestión de todos los aspectos relacionados con el cumplimiento normativo en lo que respecta a la progresiva vuelta de los profesionales a la nueva normalidad laboral, como por ejemplo el regreso gradual de los colaboradores que se encuentran realizando home office, la gestión de las peticiones de los empleados como bajas, ausencias, vacaciones, en este periodo.

Las soluciones Cloud posibilitarán a las compañías simplificar la gestión de todas estas situaciones, al ser el proveedor el responsable de la actualización de los sistemas, además de permitirles la gestión del proceso bajo el formato de teletrabajo, gracias a la capacidad de acceso en cualquier momento y lugar que brindan estas soluciones.

 2. Gestión de la Comunicación

Resultará de vital importancia mantener un flujo de comunicación adecuado de la empresa hacia sus empleados, para transmitirles toda información relevante sobre los aspectos que deben conocer y en los que se requiere su participación. Esto puede abarcar desde nuevas pautas y políticas de la compañía, a las disposiciones especiales que sólo afecten a determinados colectivos de profesionales como, por ejemplo, pueda ser el uso de EPIs (equipos de protección individual) específicos para el acceso a determinadas áreas  o a medidas específicas para trabajadores de cara al público.

Contar con una solución tecnológica que provea tanto capacidades de comunicación segmentadas, como la de descentralización de las gestiones; informando a los trabajadores afectados del lugar establecido para recoger materiales de protección, accediendo a los permisos a través de un portal del empleado para los trabajadores identificados, comunicando a los responsables de equipos gestiones específicas que deben realizar, permitirá obtener una destacada ventaja competitiva, aumentando la eficiencia de los procesos así como la rapidez y flexibilidad organizativa.

3. Gestión de la incertidumbre

Por último, bajo este contexto de incertidumbre, RRHH debe tener la capacidad de prever desde un punto de vista operativo, cómo se va a llevar a cabo todo el proceso de reinicio de operaciones, teniendo en cuenta que esto requiere una labor de preparación y predicción de las acciones que tendrán que realizarse antes, durante y después de la reincorporación de sus empleados:

En los momentos previos, resultará clave la recopilación de información sobre los empleados que permita identificar necesidades y aspectos críticos que se deben tener en cuenta de cara al momento de la incorporación. Una vez incorporados, el punto crítico radicará en reforzar la comunicación y dar acceso a los profesionales a la información necesaria para el desarrollo de la actividad bajo este nuevo paradigma y con unas nuevas normas. Herramientas tecnológicas como los Portales de Empleado (como puntos de acceso a la información y para facilitar la autogestión), los chatbox (para aligerar de carga de trabajo a una sobrecargada área de RRHH u otras áreas) y el acceso en movilidad, permitirán tanto a los profesionales, como a sus áreas de RRHH mantenerse actualizados de las políticas requeridas para adaptarse a la nueva situación de manera sencilla.

Y un último aspecto a considerar tras la incorporación en el que la tecnología resultará imprescindible, es el aprovechamiento de las lecciones aprendidas y la implementación de las mejoras identificadas. Pensando en un futuro incierto, en este punto será recomendable analizar objetivamente aspectos como la eficiencia y flexibilidad demostrada por nuestras organizaciones durante esta situación crítica, es decir, si sólo se ha podido trabajar en "modo de supervivencia" o si realmente hemos sido eficientes. Poder contar con soluciones tecnológicas para todas estas cuestiones resultará de vital importancia, tanto para llevar a cabo el propio análisis como en la ejecución de las áreas de mejora que sin duda serán identificadas.