Las salitas de reuiones se mudaron al mundo virtual en tiempos de coronavirus y distanciamiento social obligatorio. En este nuevo escenario de home office, algunas actividades aún requieren encuentro cara a cara, aunque sea en la pantalla. Especialistas de diversos ámbitos brindan recomendaciones para que esos compromisos telepresenciales no caigan en el caos de las interrupciones y los problemas técnicos.

Un informe de Acer indica que el primer paso fundamental es tener el equipo adecuado. Además de la capacidad requerida, es un adicional importante que incorpore funciones y tecnologías avanzadas en audio y video.

El segundo paso es escoger la "sala de reunión" perfecta. Acer menciona la más famosa, Skype. Puede manejar hasta 50 personas en una sola llamada de video. La aplicación permite grabar llamadas en caso de que alguien se pierda una reunión y tiene disponibles subtítulos para accesibilidad. También, tiene capacidades para compartir archivos, un modo de vista dividida para mantener las conversaciones separadas y compartir la pantalla en el móvil. "Otra de las más usadas es Zoom. La aplicación ofrece un plan básico gratuito que aloja hasta 100 participantes. También hay opciones para equipos de pequeñas, medianas y grandes empresas. Con ella puedes ajustar los horarios de las reuniones y seleccionar varios anfitriones. También permite que hasta mil usuarios participen en una sola llamada de video Zoom, y 49 videos aparezcan en la pantalla a la vez. La aplicación tiene capacidades de audio y video HD, herramientas de colaboración como compartir pantalla simultáneamente y coanotación, y la capacidad de grabar reuniones y generar transcripciones. Outlook, Gmail e iCal admiten la programación y el inicio de reuniones", describe el informe.

Otras alternativas son Hangouts, servicio de mensajería de Google que ofrece la opción de realizar videollamadas a través de un sistema muy sencillo, y Webex, muy útil, además, para impartir cursos o conferencias. A ellas se une, Anymeeting, plataforma de videoconferencias en la que se puede compartir toda clase de documentos: Word, Excel, Powerpoint y enlaces de páginas webs. Ideal para impartir seminarios y conferencias. Por último, si de facilidad se trata, en Cisco recomiendan Appear.in: sólo hay que entrar a la página web, crear una sala virtual y enviar el enlace a todos los participantes.

Nos escuchamos todos

En cuanto a la organización en sí de la reunión, especialistas en management que suelen utilizar este método coinciden en algunas recomendaciones. Tener un calendario de grupo, contar con un sistema de notificaciones (que advierta 15 minutos antes) y estructurar las reuniones son pasos destacados. Esto último es aconsejable para que los participantes sepan en qué momento corresponde hacer preguntas o comentarios. Una buena forma de hacer esto es que la estructura sea la misma semana tras semana. Si es una reunión puntual, es importante que todos los participantes reciban la agenda de antemano.

Otras sugerencias son tener un objetivo claro, centrarse en lo importante (si hay algo que se pueda resolver con una simple búsqueda en Google no debería aparecer en la agenda) e instaurar una política de video obligatorio (porque la comunicación es más eficaz con las señales no verbales, se potencia el espíritu de equipo y se humanizan las reuniones virtuales). Además, se recomienda que siempre haya alguien a cargo de coordinar la reunión, para que participen todos y se dé tiempo de pantalla a los más tímidos.

Por último, lo bueno, si breve, dos veces bueno. Conviene que las reuniones duren entre 15 y 45 minutos para que todo el mundo esté centrado y optimice el tiempo al máximo.