La actual crisis sanitaria mundial subraya la importancia de que las organizaciones estén preparadas en todo momento para asegurar la continuidad de sus operaciones, por ejemplo, la implementación de un Plan de Continuidad de Negocio "BCP" (Business Continuity Plan), que permita actuar con la mayor rapidez posible, anticipando y minimizando los riesgos para mantener la operación al nivel necesario en un contexto altamente cambiante como el presente.

Al respecto, Marina Ierace, Directora General de la unidad de negocio HCM para América Latina de Meta4, proveedor de soluciones tecnológicas para la gestión de Nómina y RRHH., señala que las medidas preventivas incluidas en un BCP "permiten la identificación del personal clave para mantener la continuidad de los servicios con los clientes y ofrecer protección adecuada a los empleados que continúan en las oficinas debido a la naturaleza de sus actividades, para seguir desempeñando sus tareas en condiciones seguras y con altos niveles de protección". Pero además, agrega, facilitan la implantación del teletrabajo equipando a los colaboradores con los recursos y herramientas necesarios y realizando test de operaciones en cada departamento antes de la activación de la medida, para de esta manera limitar las posibilidades de contagio de la enfermedad.

En este contexto en donde la capacidad de gestionar situaciones críticas se vuelve crucial, las funciones de Recursos Humanos asumen un papel protagónico para velar por la seguridad del empleado y así, asegurar la continuidad del negocio en medio de un escenario complejo.

Lo anterior puede convertirse en un desafío logístico y de gestión para muchas áreas de las organizaciones, especialmente para el departamento de RRHH. Es en este momento cuando las soluciones tecnológicas SaaS (software as a service) se vuelven un gran aliado para los equipos de RRHH que buscan adaptarse de manera flexible y rápida a este nuevo contexto de incertidumbre, ya que posibilitan:

  1. Identificar a los empleados que están teletrabajando.
  2. Conseguir la información de contacto actualizada de los colaboradores que trabajan desde sus hogares.
  3. Acceder a la información de contacto de los empleados en casos de emergencia.
  4. Permitir a los colaboradores el acceso y revisión de determinados documentos como políticas o prevención de riesgos.
  5. Gestionar correctamente las dudas de los empleados especialmente en el caso de aquellos que se encuentren trabajando solos o en remoto.
  6. Registrar la jornada laboral de los colaboradores con el teletrabajo, dando cumplimiento a las obligaciones legales a pesar de las situaciones de crisis.
  7. Asegurarse de que los empleados disponen de las herramientas necesarias al tener registrados todos los recursos de la compañía que se asignan a cada persona, sean equipos informáticos, teléfonos móviles o cualquier otra para trabajar remotamente.
  8. Evaluar los procedimientos al finalizar la situación de crisis, mediante un cuestionario que permita recoger el feedback directo de los empleados, para detectar los puntos fuertes y las áreas de mejora, que perfeccionen los protocolos por si es necesario ponerlos en práctica nuevamente.

"Ha quedado claro que aquellas organizaciones que integren en sus operaciones soluciones en la nube, podrán gestionar los nuevos retos y situaciones complejas que se presenten en el camino y que, sin duda, una vez superadas, acelerarán la transformación hacia el futuro del trabajo", concluye Ierace.