Mensajes que se acumulan de a decenas en la bandeja de entrada, casillas saturadas y largas cadenas de respuestas con copia podrían ser pronto problemas del pasado en la rutina laboral. A 50 años de su nacimiento, el email está dejando de ser la opción omnipresente en el ámbito del trabajo.

El medio de comunicación más popular del mundo tiene fecha de vencimiento: las empresas lo reemplazan por herramientas más dinámicas. Así lo asegura un informe elaborado por Snoop Consulting. Compite con otras herramientas de mensajería instantánea como WhatsApp, o incluso "versiones corporativas" de las redes sociales más populares como "Yammer" o Workplace, de Facebook.

Según un estudio de la Universidad Estatal de Michigan, los empleados pasan más de 90 minutos todos los días ûo siete horas y media todas las semanas, casi una jornada laboral entera consultando el correo electrónico y recuperándose de las interrupciones que implica esta tarea. Pero esta situación está empezando a cambiar.

Los correos generan la “falsa sensación” de estar notificados. A veces el trabajo queda en un eterno ida y vuelta

Cadenas eternas

Un número mayor a 100 correos no leídos ya no es síntoma de baja productividad. Según Federico Aon, Director de Consultoría en Snoop Consulting, uno de los mayores problemas del e-mail consiste en la "falsa sensación" de estar notificados, generado por uno de los "grandes males" actuales, cuando el remitente decide "copiar a todos por las dudas". Esto genera más de un dolor de cabeza y termina generando desinformación y ruido, armando cadenas excesivamente largas que muchas veces no son relevantes para todos los involucrados.

El uso y abuso del e-mail también genera situaciones donde, al utilizarlo prácticamente para todo tipo de comunicaciones, muchas veces el proceso de trabajo queda en un eterno ida y vuelta de correos sin arribar a la solución

"Ya hace varios años que en Snoop usamos como canal principal de comunicación a la red social interna. Esto permite otro tipo de inmediatez y abre nuevas posibilidades a la comunicación, incluyendo streaming de video, calls, chats y además permite generar una base de conocimiento colectiva con información que antes quedaba atrapada en las casillas de correo de las 2 o 3 personas que discutían sobre un tema", señala.

En algunas empresas el email se fue reemplazando por herramientas que se han revelado más eficientes, como el streaming de reuniones. En otros casos, muchos ejecutivos destacan el lugar que paulatinamente fue llenando la aplicación WhatsApp, que ganó terreno.

Esto, se advierte, exige algunas "reglas de etiqueta" que es vital seguir para mantener la armonía en el entorno de trabajo: no utilizarlo fuera del horario laboral ni los fines de semana y acordar su uso en una de sus características más polémicas: los audios.

Algunas industrias aún requieren la herramienta del correo para dejar formalizados ciertos documentos, mientras que los audios de WhatsApp pueden ser requeridos por su inmediatez, pero siempre hay que tener en cuenta al receptor al utilizarlos, especialmente cuando estos excedan los 30 segundos.